Organizația Națiunilor Unite, inclusiv numeroasele agenții afiliate, reprezintă o piață internațională de peste 29,5 miliarde USD anual pentru furnizorii de bunuri și servicii diverse.
Informații cu privire la achizițiile efectuate de organizațiile și agențiile din sistemul ONU pot fi regăsite la următoarele adrese de web: Statistics | UN Procurement Division, Explore ASR Data (ungm.org)
1. Piața de achiziții ONU
Principalele produse achiziționate sunt: alimente, produse farmaceutice, echipament medical, vehicule, echipamente de telecomunicații, echipamente informatice, materiale pentru case și adăposturi, echipamente pentru furnizarea apei, echipament de laborator, produse educaționale, materiale și echipamente pentru agricultură, produse pentru gospodărie.
Principalele servicii achiziționate sunt: servicii de securitate, servicii de personal, servicii de proiectare, leasing sau închiriere, management, transport comercial, servicii de tipografie, consultanță, telecomunicații, construcții, tehnologia informațiilor etc.
2. Înregistrarea ca furnizor în sistemul ONU
Pentru a deveni furnizor în sistemul ONU, este obligatorie înregistrarea online a firmelor. Este recomandabilă înregistrarea prin United Nations Global Marketplace https://www.ungm.org/Account/Registration/Company. Majoritatea instituțiilor din sistemul ONU (95%) utilizează baza de date UNGM pentru selectarea furnizorilor. Manualul detaliat care poate fi consultat de firme în vederea clarificării modalității de înscriere poate fi consultat la adresa de web: https://help.ungm.org/hc/en-us/articles/360012810860-How-to-register-as-a-supplier-on-UNGM
Trebuie avut totuși în vedere că, deși baza de date cu furnizori este accesibilă personalului de achiziții din toate agențiile ONU, anumite organizații dispun de propria bază de date. De aceea, este important ca potențialii furnizori să se înscrie și direct, în bazele de date ale agențiilor a căror activitate de achiziții nu e acoperită de UNGM. Pentru detalii cu privire la alte organizații din sistemul ONU, se poate accesa site-ul web: https://www.ungm.org/Shared/KnowledgeCenter/Pages/VBS_UNSystem
Înregistrarea în lista furnizorilor ONU se poare realiza prin UNGM (care acoperă 19 agenții ale ONU) în trei pași simpli (dintre care doi obligatorii și unul opțional).
Este important de reținut că, în cazul companiilor care pot dovedi cu documente o experiență internațională/export de minimum 3 ani, prin înscriere se asigură listarea în baza de date a furnizorilor la 19 agenții ale ONU, iar în caz contrar, se asigură listarea în baza de date a furnizorilor numai la acele agenții prezente în țara de reședință a furnizorului care se înscrie.
Iată care sunt pașii de urmat:
Primul pas – acreditarea pentru a putea accesa propriul cont creat la UNGM (gratuit)
– accesarea formularului de înscriere în baza de date a furnizorilor potențiali https://www.ungm.org/Account/Registration/Company
– completarea datelor privind compania furnizoare și persoana care realizează contactul (obligatoriu toate câmpurile marcate cu steluță roșie-numele companiei, țara, dacă se îndeplinește sau nu condiția celor trei ani minimi de experiență internațională/export, prenumele și numele persoanei de contact și adresa de e-mail)
– adăugarea adresei registry@ungm.org în lista de adrese de e-mail, pentru a primi toată corespondența de la UNGM
– primirea e-mail-ului de activare a contului
– click pe link-ul de activare
– primirea celui de-al doilea e-mail de la UNGM, conținând numele de utilizator și parola
Al doilea pas-completarea formularului de cerere de înregistrare la ungm.org (gratuit)
– Procedura online intuitivă implicând, la rândul ei, 14 pași (respectiv 14 categoriii de informații care trebuiesc completate în formular)
– Doar o singură cerere pentru toate cele 19 agenții (pentru firmele cu minimum 3 ani de experiență)
– Existența unui Ghid UNGM scurt pentru asistență pe timpul completării formularului
– Odată cu completarea tuturor datelor obligatorii de la fiecare pas, acestea sunt salvate imediat
– La finalizarea celor 14 pași se apasă butonul marcat <<Finish>>, după care, în partea dreaptă-sus a ecranului apare numărul de înregistrare UNGM (la care se va face referire în toată corespondența ulterioară), iar în stânga paginii apare numele fiecărei agenții și statutul cererii de înregistrare la respectiva agenție (started, submitted, accepted, vendor to update, rejected)
Al treilea pas (optional)-oferă posibilitatea abonării online (www.ungm.org) la Tender Alert Service (https://www.ungm.org/Public/TenderAlertService) prin care furnizorilor li se comunică noile oportunități de afaceri, via e-mail, imediat ce acestea sunt publicate, scutindu-se astfel companile de efortul de a accesa zilnic paginile web ale UNGM sau ale celor 19 agenții ONU implicate în achiziții din aria UNGM. Costul anual al abonamentului-240 USD.
3. Procedura de achiziție a ONU
De regulă, în sistemul ONU licitațiile se finalizează prin încheierea de contracte. În anumite cazuri de excepție, se pot încheia contracte cadru cu mai mulți furnizori, pe o perioada predeterminată, urmând ca prețurile efective sa fie renegociate periodic, iar achizițiile sunt efectiv realizate pe bază de comenzi, în baza unui plafon anual convenit.
Procedurile uzuale în procesul de achiziție sunt următoarele:
– Solicitarea de exprimare a interesului – Expressions of Interest (EOI)
Agențiile ONU solicită furnizorilor potențiali transmiterea de informații despre produsele, resursele, calificările și experiența acestora, pentru un produs sau serviciu specific. (http://www.un.org/Depts/) Nu reprezintă o procedură de achiziție în sine, ci doar un pas premergător procedurii de achiziție, acesta putând fi urmat de oricare dintre procedurile precizate mai jos.
– Cererea de cotație – Request for quotation (RFQ)
Pentru valori ale contractelor mai mici de 100.000 USD, este realizată o procedură cu număr limitat de participanți, dintr-o listă preselectată de furnizori, care sunt invitați să depună oferte sigilate https://www.ungm.org/Public/Notice
– Invitația la licitație – Invitation to Bid (ITB)
Pentru valori ale contractelor de achiziție mai mari de 100.000 USD, este organizată o licitație internațională. Furnizorii sunt invitați la licitație prin anunțuri în publicațiile Development Business (www.devbusiness.com), Procurement Notices (www.iapso.org), sau pe site-urile web ale altor agenții din cadrul ONU sau alte publicații specializate
– Cererea de propunere – Request for Proposal (RFP)
În situațiile în care valoarea contractului sau/și cantitatea de livrat, sau calitatea produselor/serviciilor/lucrărilor nu se pot preciza în detaliu, astfel încât să poată fi elaborată o invitație la licitație (în cazul unor bunuri/servicii/lucrări de natură complexă), se folosește această procedură de achiziție.
Separat, exista un număr minim prederminat de firme concurente necesare pentru derularea procedurilor, acolo unde valoarea individuală a achiziției depășește suma de 4000 USD, respectiv începând de la 5, la valori de pâna la 40.000 USD și până la 25, pentru achiziții de peste 5.000.000 USD.
4. Publicarea anunțurilor de achiziție
UNGM publică, online, anunțuri privind achizițiile viitoare, ca și informații privind contractele încheiate (http://www.ungm.org/Notices/Notices.aspx), în numele agențiilor care participă la acest sistem. Furnizorii trebuie să consulte în mod permanent aceste anunțuri, pentru a identifica oportunitățile relevante pentru produsele sau serviciile pe care le oferă. De asemenea, așa după cum am precizat în paragarful dedicat înregistrării, furnizorii pot să se înscrie, contra unei taxe, la serviciul de ”Alerta” prin e-mail privind oportunitățile de achiziție relevante pentru produsele sau serviciile pe care le selectează în prealabil.
Ca regula generală, toți furnizorii înregistrați în baza de date pentru anumite produse, servicii sau lucrări, a căror valoare individuală depășește 40.000 USD, sunt invitați să participe la licitațiile respective prin solicitarea de exprimare de interes, cu excepția cazurilor în care ei și-au manifestat dezinteresul de a participa.
5. Sfaturi utile pentru firme
• Aflați ce agenții ale ONU solicită, în mod tradițional, produsele pe care le produce firma Dvs.
• Aflați pentru ce agenții este necesară înscriere directă și pentru care nu este necesară o astfel de înscriere.
• Familiarizați-vă cu procedurile fiecăreia dintre agenții.
• Actualizați continuu informațiile despre firma Dvs.
• Aveți tot timpul în vedere că ONU este, prin natura sa, o organizație cu scop umanitar.
• Profilul companiei trebuie să cuprindă maximum o pagină (pot fi adăugate anexe), iar prezentările trebuie să fie scurte.
• Verificați anunțurile de achiziție în mod regulat.
• Intotdeuna răspundeți cu promptitudine la solicitările formulate de personalul agențiilor ONU.
• Familiarizați-vă cu termenii și condițiile pentru achizițiile de mărfuri și contractarea de servicii; le puteți regăsi în Ghidul de Afaceri, disponibil la adresa de web: http://www.iapso.org/information/publication.asp
Material primit prin amabilitatea Doamnei Sarmiza Bumbaru – Ministru-consilier
Biroul de Promovare Comercial-Economica
Consulatul General al Romaniei la New York
Tel: 001-929.215-3284
E-mail: newyork.economic@mae.ro
